Maximale kennisoverdracht met minimale tijdsinvestering…

“Yvonne, weet jij nog een goede notuleercursus?” Een vraag die een collega-ondernemer me laatst stelde. Ik kan natuurlijk wel een paar suggesties geven, maar hé, als je al zoveel ervaring hebt in het schrijven van teksten voor jezelf en anderen (beleidsstukken, (kinder)boeken, journalistieke artikelen, oral history etc.) dan is mijn reactie: “een cursus heb jij niet nodig, ik geef je wel een aantal tips waarmee jij vooruit kunt.”

Een paar algemene tips zijn eigenlijk antwoorden op onderstaande vragen:

• Waarom notuleren?

Een niet zo’n best antwoord: “Omdat dat zo hoort” of “Omdat we dat altijd zo doen”. Sta eens even stil waarom er genotuleerd wordt. Dat is van invloed op alles wat hieronder volgt.

• Wat voor soort notulen?

Samenvattend of woordelijk verslag of enkel een besluiten- en actielijst.

• Wat is het taalgebruik?

Formeel, informeel? In ieder geval: correct Nederlands (of andere taal) zonder type- en grammaticafouten en niet voor meerdere uitleg op te vatten.

• Hoe ziet de vormgeving eruit?

Is er een huisstijl waar rekening mee gehouden mag worden? Verwerk je je notulen in Word, dan is werken met stijlen een aanrader. 

• Welke informatie moet de actielijst bevatten?

Wat mij betreft: een tabel met kolommen volgnummer, vergaderdatum, agendapunt, omschrijving actiepunt, wie neemt actie en actiepunt gereed.

• Mag je AI inzetten?

AI is een hulpmiddel bij het omzetten van je aantekeningen naar notulen, of bij het omzetten van de transcriptie van opgenomen vergaderingen naar notulen. Vraag bij de organisatie of er een beleid is voor het gebruik van AI. Als je namen anonimiseert met behulp van de “zoek en vervang-functie”, en vertrouwelijke onderwerpen niet in de prompt vermeldt, zullen er weinig bezwaren zijn tegen het inzetten van AI.

• In alle gevallen: lees de notulen nog eens door voordat je ze verzendt, zeker als je AI hebt gebruikt.

Vorige notulen als basis

Naast deze en wat uitgebreidere tips doorgenomen te hebben, hebben we een van haar eerdere notulen doorgenomen. Daaruit kwamen nog een aantal specifieke tips. “Ja, hier heb ik wat aan”, en “Duidelijk, kort en krachtig, dat is fijn”, was haar reactie. Maximale kennisoverdracht met minimale tijdsinvestering…. fijn om een collega-ondernemer nog meer in haar kracht te kunnen zetten.