Eventmanagement en het klappen van de zweep…
Als ik even goed nadenk, is dit de 12e landelijke dag die ik voor de vmbo-platforms PIE en M&T mee organiseer. Eerst voor elk platform apart, later een samenwerking van deze 2 technische platforms. Wat eerst uitvoerend van aard was (het redigeren van aangereikte uitnodigingen en verwerken van aanmeldingen), is uitgegroeid tot een kartrekkende rol in de eventorganisatie. En na de eerste 2 events, ja, dan ken je ondertussen het klappen van de zweep. En toch is geen enkele landelijke dag hetzelfde geweest; we proberen elk jaar iets nieuws uit, om efficiënter te werken, mee te gaan in de tijd en nog meer in te spelen op de wensen van de doelgroep: technische vmbo-docenten.
Wat kwam er zoal bij kijken? In een notendop:
- Locatie reserveren
- Thema bepalen
- Ideeën voor keynote aandragen
- Workshops faciliteren
- Exposanten faciliteren
- Communicatie, zowel intern als extern:
- Save the date
- Uitnodigingen deelnemers en gasten
- Content voor websitepagina aanleveren
- Aanmeldingen intern communiceren en naambadges drukken
- Online magazine realiseren
- Beeldmateriaal organiseren
- Bedankjes regelen
Doe ik dit alleen? Zeker niet! Dit event is altijd een mooi stukje teamwork. Het kernteam bestaat uit de 2 landelijk coördinatoren en ondergetekende. Aan de hand van een gedeeld werkdocument in Excel werden alle punten en overzichten eerst maandelijks en later, wat korter voor het evenement, wekelijks doorgenomen. Zo wordt er niets vergeten, zie je direct wat de actiepunten zijn en kan ieder zijn aandeel oppakken. Alle teamleden dragen hun steentje bij en dat zorgt voor een samengedragen evenement. Dat voelt heel goed en draagt positieve energie over aan de bezoekers.
Na ruim 10 jaar ken je het klappen van de zweep, kan je nieuwe teamleden goed begeleiden hierin mee te gaan, pak je met andere teamleden heel makkelijk de jaarlijkse draad op en kijk je uit naar een tevreden doelgroep. Ieder jaar is het een feestje om te organiseren!
Neem gerust eens een kijkje: